Servicekosten: wat je vraagt is niet wat je mag houden

Servicekosten voelen als een vrije post. Je zet een bedrag op het contract, de huurder betaalt het maandelijks, en het telt op bij je huurinkomsten. Maar servicekosten zijn geen tweede huur. Het is een voorschot op werkelijke kosten, en de Huurcommissie toetst op redelijkheid. Wat je vraagt is dus niet automatisch wat je mag houden. Reken je te veel of verkeerd, dan komt het jaren later als naheffing terug.

Wat zijn servicekosten?

Servicekosten zijn de vergoeding die je als verhuurder rekent voor leveringen en diensten die je naast de kale woonruimte levert. De wettelijke basis staat in artikel 7:260 van het Burgerlijk Wetboek. Het draait om twee dingen: het moet gaan om werkelijke kosten, en je moet ze kunnen onderbouwen. Servicekosten zijn nadrukkelijk geen manier om de huur op te hogen boven wat het puntenstelsel toestaat.

Je vraagt maandelijks een voorschot, een schatting van de gemiddelde kosten. Aan het eind van het jaar reken je af op wat het werkelijk kostte. Vielen de kosten lager uit, dan krijgt de huurder geld terug. Vielen ze hoger uit, dan mag je bijvorderen. Dat is de kern: een voorschot is geen vaste opbrengst.

Wat je wel mag doorberekenen

De posten die als servicekosten tellen zijn de leveringen en diensten die de huurder ten goede komen, meestal in de gemeenschappelijke ruimten:

• Gas, water en elektriciteit van de gemeenschappelijke ruimten.
• Schoonmaak en klein onderhoud van trappenhuis, gangen en entree.
• De lift, en het onderhoud daarvan.
• Het gemeenschappelijke tuinonderhoud en de glasbewassing van gemeenschappelijke ramen.
• Een huismeester of conciërge.
• Roerende zaken die in de gemeenschappelijke ruimten ter beschikking staan.

Nutsvoorzieningen van de woning zelf, met een eigen meter, vallen hier niet onder. Die betaalt de huurder rechtstreeks aan de leverancier. Alleen bij een gemeenschappelijke meter reken je het werkelijke verbruik door en verdeel je het over de woningen.

Onderhoud: de drie lagen die iedereen door elkaar haalt

Het woord "onderhoud" is de grootste bron van fouten in servicekosten, omdat er drie soorten onderhoud bestaan die elk via een andere weg lopen. Wie ze door elkaar haalt, rekent verkeerd, en de Huurcommissie haalt het er feilloos uit.

Laag 1: kleine herstellingen, voor rekening van de huurder zelf. Het Besluit kleine herstellingen (bij de artikelen 7:217 en 7:240 BW) legt vast wat een huurder in zijn eigen woning zelf moet doen en betalen: kranen en leertjes vervangen, sloten en scharnieren smeren of vervangen, binnenschilderwerk, stopcontacten en schakelaars vervangen, lampen (ook de buitenlamp bij de eigen voordeur), de afvoer en de sifon ontstoppen, ventilatieroosters en kitranden bijhouden, de cv bijvullen en ontluchten, en de tuin en de ramen bijhouden voor zover die bereikbaar zijn. De voorwaarde is drieledig: het mag geen noemenswaardige kosten met zich meebrengen, de plek moet voor de huurder bereikbaar zijn, en er is geen specialistische kennis voor nodig. Valt een klus buiten die drie, dan is hij voor de verhuurder. En ontstaat een kleine herstelling doordat jij een gebrek te laat verholpen hebt (een plafond dat gewit moet worden na een lekkend dak), dan is hij ook voor jou. Deze laag hoort niet in de servicekosten: de huurder doet en betaalt het zelf.

Laag 2: klein onderhoud van de gemeenschappelijke ruimten, via de servicekosten. Dit is de enige onderhoudslaag die wél in de servicekosten thuishoort: de lampen in het trappenhuis, een kapotte deurdranger bij de entree, het bijhouden van de gemeenschappelijke tuin, de schoonmaak. Het zijn leveringen en diensten aan de gedeelde ruimten, en je berekent ze op werkelijke kosten door, verdeeld over de woningen.

Laag 3: groot onderhoud, voor rekening van de verhuurder, verrekend in de kale huur. Het dak, de gevel, de kozijnen, het buitenschilderwerk, het vervangen van de cv-ketel, de lift of de riolering: dat is de instandhouding van het gebouw, de kern van wat je als eigenaar levert, en het zit al in de kale huur (en in de puntentelling). Het mag nooit als servicekosten worden doorbelast, ook niet in stukjes, ook niet onder de naam "onderhoudsbijdrage". Dit is de fout die het vaakst sneuvelt: een nieuwe lift of ketel die via de afrekening bij de huurders terechtkomt.

De lijst: wie betaalt wat, tot op de deurklink

De drie lagen zijn het principe. In de praktijk gaat het om honderden kleine posten, en juist daar ontstaan de discussies: de klink die loszit, de kraan die druppelt, het plafond dat gewit moet. De toets is steeds dezelfde drie vragen: brengt het noemenswaardige kosten met zich mee, is de plek voor de huurder bereikbaar, en is er specialistische kennis voor nodig? Drie keer "nee" betekent huurder. Eén keer "ja" betekent verhuurder. Schade die de huurder zelf veroorzaakt (een gat in de deur, een brandplek in het aanrecht) is altijd voor de huurder, wat er verder ook in de lijst staat.

Twee dingen vallen op als je de lijst uitleest. Ten eerste: bijna alles wat een huurder zelf kan doen met een schroevendraaier, een kwast of een emmer sop is voor de huurder. Ten tweede: zodra er een vakman aan te pas moet komen, of het gebouw zelf in het geding is, schuift het naar de verhuurder en zit het in de kale huur. Servicekosten zijn in deze lijst een smalle strook: alleen wat gedeeld wordt, en alleen op werkelijke kosten. Wie een klink of een binnendeur "even via de servicekosten" laat lopen, zit dus twee lagen verkeerd.

Wat je niet mag doorberekenen

Naast groot onderhoud zijn er meer posten die structureel worden geschrapt zodra een huurder ze laat toetsen:

• Eigenaarslasten: de opstalverzekering, de OZB en het eigenaarsdeel van de rioolheffing en de waterschapslasten. Die horen bij het bezit, niet bij de dienstverlening.
• Het onderhoudsdeel van je VvE-bijdrage. Verhuur je een appartement, dan betaal je zelf een VvE-bijdrage. Alleen het servicedeel daarvan (schoonmaak, liftonderhoud, tuin, glasbewassing) mag je doorbelasten; het reservefonds en het groot onderhoud niet. Vraag de VvE om een uitsplitsing, anders kun je het niet onderbouwen.
• Kapitaal- en onderhoudskosten van een WKO-installatie. De levering van warmte en koude wel, de installatie zelf niet.
• Je eigen beheer en overhead boven de toegestane administratiekosten, en elke opslag om er iets aan over te houden. Servicekosten zijn kostendekkend, geen winstpost.
• Posten zonder specificatie. Kun je een kostenpost niet onderbouwen met facturen, dan sneuvelt hij bij de Huurcommissie.

Nutsvoorzieningen: eigen meter of gedeeld

Heeft de woning een eigen meter voor gas, water en elektra, dan is dat geen servicekostenpost. De huurder sluit zelf een contract, of jij levert het door en rekent het als aparte post ("nutsvoorzieningen met een individuele meter") af op het werkelijke verbruik, naast de servicekosten. Alleen bij een gemeenschappelijke meter of blokverwarming verdeel je het werkelijke verbruik over de woningen, en dan hoort het wél in de servicekosten. In beide gevallen geldt: meterstanden en facturen bewaren, want zonder die onderbouwing houdt de verdeelsleutel geen stand.

De plafonds, tot op de cent

De Huurcommissie hanteert concrete maxima. Drie die je moet kennen:

Administratiekosten. Voor het bijhouden en verdelen van de kosten mag je een opslag rekenen: maximaal 2% over de warmtelevering en maximaal 5% over alle overige posten. Daarbij geldt een minimum van 7,50 euro en een maximum van 75 euro per woonruimte per afrekening. Alles daarboven is onredelijk.

Roerende zaken. Voor spullen die je meelevert, reken je een gebruiksvergoeding op basis van de levensduur: 20% van de waarde per jaar bij een levensduur van vijf jaar, 10% bij tien jaar, en 6,67% bij vijftien jaar (zoals zonnepanelen). Is de zaak afgeschreven maar nog bruikbaar, dan geldt een herwaardering naar 60% van de oorspronkelijke waarde, waarna het opnieuw begint. Is er geen waarde meer, dan is de vergoeding nul.

Huismeester. Een huismeester dient ook de belangen van de verhuurder, niet alleen die van de huurders. Daarom komt maar 70% van de kosten ten laste van de huurders; de overige 30% draag je zelf.

Wat is een normaal bedrag?

Er bestaat geen wettelijk maximum voor het totaal. Wat er wél is: elke post moet een echte levering of dienst zijn, tegen de werkelijke kosten, en de administratiekosten zijn gemaximeerd. "Maximale servicekosten" is dus geen bedrag maar een optelsom van wat je aantoonbaar levert. In de praktijk betekent dat: een portiekflat zonder lift en zonder gedeelde installaties komt op enkele tientallen euro's per maand uit, een complex met lift, schoonmaak, huismeester en blokverwarming loopt al snel naar ruim boven de honderd. Wijkt jouw voorschot sterk af van wat de posten onderbouwen, dan is dat het eerste wat een huurder laat toetsen.

Voorschot en afrekening

Het voorschot is een schatting, geen vast tarief. De verplichting is de jaarlijkse afrekening op werkelijke kosten, en de wet geeft daar een termijn voor: binnen zes maanden na afloop van het kalenderjaar (artikel 7:259 BW) stuur je een overzicht, gespecificeerd per post, met per post het totaalbedrag, de verdeelsleutel en het aandeel van de huurder. De huurder mag de onderliggende facturen inzien. Vielen de kosten lager uit, dan betaal je terug; hoger, dan mag je bijvorderen. Het voorschot mag je daarna aanpassen aan wat de werkelijke kosten laten zien, niet meer dan dat.

Reken je niet of te laat af, dan sta je zwak. De huurder kan de afrekening opeisen, en zonder onderbouwing kan de Huurcommissie het voorschot terugbrengen tot wat aantoonbaar is. Een verhuurder die netjes afrekent heeft zelden een probleem; een verhuurder die jarenlang een rond bedrag int zonder afrekening, wel.

All-in huur mag niet

Een prijs waarin de kale huur en de servicekosten niet apart zijn benoemd, een all-in huur, is niet toegestaan. De kale huur moet los staan, al was het maar omdat die aan het puntenstelsel wordt getoetst. Vraagt een huurder de Huurcommissie om een all-in prijs te splitsen, dan doet die dat, en dat pakt vrijwel altijd nadelig uit voor de verhuurder. Splits het dus zelf, netjes en vooraf.

Vrije sector: sinds 1 juli 2024 ook naar de Huurcommissie

Lange tijd was de Huurcommissie het domein van de gereguleerde huur, en kon een verhuurder in de vrije sector alleen via de rechter op zijn servicekosten worden aangesproken. Dat is veranderd. Met de Wet betaalbare huur kan de huurder bij elk huurcontract dat op of na 1 juli 2024 is gesloten de servicekosten aan de Huurcommissie voorleggen, dus ook in de vrije sector en de middenhuur. Voor nieuwe contracten is de redenering "vrije sector, dus geen toetsing" daarmee verleden tijd. Reken bij elk pand alsof de Huurcommissie meekijkt, want dat doet hij nu ook.

Als de huurder naar de Huurcommissie stapt

De huurder kan de afrekening of het voorschot laten toetsen op grond van artikel 7:260 BW, en hij heeft daar ruim de tijd voor: tot 30 maanden na afloop van het kalenderjaar waarop de kosten betrekking hebben. De servicekosten over 2024 kunnen dus tot en met 30 juni 2027 worden aangevochten. De Huurcommissie loopt per post na of het echt een levering of dienst is, of de bedragen kloppen en of er netjes is afgerekend. Wat niet door de toets komt wordt geschrapt, en het teveel moet terug.

Een servicekostenpost die je jaren te hoog hebt gezet, wordt zo alsnog een naheffing, plus het signaal aan je andere huurders dat het kan. Dat is waarom servicekosten geen vrije post zijn: wat je vraagt is een voorschot, wat je mag houden is wat de kosten waren. Er ligt bovendien wetgeving in voorbereiding (de Wet modernisering servicekosten) die de lijst van wat wel en niet mag verder aanscherpt. De richting is eenduidig: strenger, niet soepeler.

Conclusie

Servicekosten zijn kostendekkend, niet winstgevend. Je mag de leveringen en diensten van de gemeenschappelijke ruimten doorberekenen, op werkelijke kosten, met een jaarlijkse afrekening binnen zes maanden en binnen de plafonds van de Huurcommissie. Kleine herstellingen in de woning zijn voor de huurder, groot onderhoud is voor jou en zit in de kale huur; alleen het kleine onderhoud van de gedeelde ruimten loopt via de servicekosten. Wie er een verkapte huurverhoging van maakt, koopt een naheffing, en sinds 2024 ook in de vrije sector. Wie het netjes doet, houdt precies over wat het kostte en heeft een sluitend dossier. Reken de servicekosten daarom mee in je pandanalyse, niet als opbrengst, maar als de post die het niet is.

Veelgestelde vragen