Servicekosten: wat je vraagt is niet wat je mag houden

Servicekosten voelen als een vrije post. Je zet een bedrag op het contract, de huurder betaalt het maandelijks, en het telt op bij je huurinkomsten. Maar servicekosten zijn geen tweede huur. Het is een voorschot op werkelijke kosten, en de Huurcommissie toetst op redelijkheid. Wat je vraagt is dus niet automatisch wat je mag houden. Reken je te veel of verkeerd, dan komt het jaren later als naheffing terug.

Wat zijn servicekosten?

Servicekosten zijn de vergoeding die je als verhuurder rekent voor leveringen en diensten die je naast de kale woonruimte levert. De wettelijke basis staat in artikel 7:260 van het Burgerlijk Wetboek. Het draait om twee dingen: het moet gaan om werkelijke kosten, en je moet ze kunnen onderbouwen. Servicekosten zijn nadrukkelijk geen manier om de huur op te hogen boven wat het puntenstelsel toestaat.

Je vraagt maandelijks een voorschot, een schatting van de gemiddelde kosten. Aan het eind van het jaar reken je af op wat het werkelijk kostte. Vielen de kosten lager uit, dan krijgt de huurder geld terug. Vielen ze hoger uit, dan mag je bijvorderen. Dat is de kern: een voorschot is geen vaste opbrengst.

Wat je wel mag doorberekenen

De posten die als servicekosten tellen zijn de leveringen en diensten die de huurder ten goede komen, meestal in de gemeenschappelijke ruimten:

• Gas, water en elektriciteit van de gemeenschappelijke ruimten.
• Schoonmaak en klein onderhoud van trappenhuis, gangen en entree.
• De lift, en het onderhoud daarvan.
• Het gemeenschappelijke tuinonderhoud en de glasbewassing van gemeenschappelijke ramen.
• Een huismeester of conciërge.
• Roerende zaken die in de gemeenschappelijke ruimten ter beschikking staan.

Nutsvoorzieningen van de woning zelf, met een eigen meter, vallen hier niet onder. Die betaalt de huurder rechtstreeks aan de leverancier. Alleen bij een gemeenschappelijke meter reken je het werkelijke verbruik door en verdeel je het over de woningen.

Wat je niet mag doorberekenen

Hier gaat het vaak mis. Deze posten zijn geen servicekosten:

• Onderhoud dat voor rekening van de verhuurder komt. Dat zit al verdisconteerd in de kale huur; je mag het niet nog een keer als servicekosten rekenen.
• Algemene beheer- of administratiekosten van je verhuur, of een opslag om er iets aan over te houden. Servicekosten zijn kostendekkend, geen winstpost.
• Posten zonder specificatie. Kun je een kostenpost niet onderbouwen met facturen, dan sneuvelt hij bij de Huurcommissie.

De plafonds, tot op de cent

De Huurcommissie hanteert concrete maxima. Drie die je moet kennen:

Administratiekosten. Voor het bijhouden en verdelen van de kosten mag je een opslag rekenen: maximaal 2% over de warmtelevering en maximaal 5% over alle overige posten. Daarbij geldt een minimum van 7,50 euro en een maximum van 75 euro per woonruimte per afrekening. Alles daarboven is onredelijk.

Roerende zaken. Voor spullen die je meelevert, reken je een gebruiksvergoeding op basis van de levensduur: 20% van de waarde per jaar bij een levensduur van vijf jaar, 10% bij tien jaar, en 6,67% bij vijftien jaar (zoals zonnepanelen). Is de zaak afgeschreven maar nog bruikbaar, dan geldt een herwaardering naar 60% van de oorspronkelijke waarde, waarna het opnieuw begint. Is er geen waarde meer, dan is de vergoeding nul.

Huismeester. Een huismeester dient ook de belangen van de verhuurder, niet alleen die van de huurders. Daarom komt maar 70% van de kosten ten laste van de huurders; de overige 30% draag je zelf.

Voorschot en afrekening

Het voorschot is een schatting, geen vast tarief. De verplichting is de jaarlijkse afrekening op werkelijke kosten. Doe je die niet, dan sta je zwak: de huurder kan de afrekening opeisen, en zonder onderbouwing kan de Huurcommissie het voorschot terugbrengen. Bewaar dus je facturen, specificeer per post, en reken elk jaar af. Een verhuurder die netjes afrekent heeft zelden een probleem; een verhuurder die jarenlang een rond bedrag int zonder afrekening, wel.

All-in huur mag niet

Een prijs waarin de kale huur en de servicekosten niet apart zijn benoemd, een all-in huur, is niet toegestaan. De kale huur moet los staan, al was het maar omdat die aan het puntenstelsel wordt getoetst. Vraagt een huurder de Huurcommissie om een all-in prijs te splitsen, dan doet die dat, en dat pakt vrijwel altijd nadelig uit voor de verhuurder. Splits het dus zelf, netjes en vooraf.

Als de huurder naar de Huurcommissie stapt

Hier zit de adder onder het gras. De huurder kan de servicekostenafrekening of het voorschot laten toetsen door de Huurcommissie, op grond van artikel 7:260 BW. Die kijkt naar de redelijkheid: zijn dit echt servicekosten, kloppen de bedragen, en is er netjes afgerekend? Posten die niet door de toets komen worden geschrapt, en het teveel betaalde moet terug. Een servicekostenpost die je jaren te hoog hebt gezet, wordt zo alsnog een naheffing, plus het signaal aan je andere huurders dat het kan.

Dat is waarom servicekosten geen vrije post zijn. Wat je vraagt is een voorschot; wat je mag houden is wat de kosten waren, niet meer. Reken het scherp, onderbouw het, en reken elk jaar af.

Conclusie

Servicekosten zijn kostendekkend, niet winstgevend. Je mag de leveringen en diensten van de gemeenschappelijke ruimten doorberekenen, op werkelijke kosten, met een jaarlijkse afrekening en binnen de plafonds van de Huurcommissie. Wie er een verkapte huurverhoging van maakt, koopt een naheffing. Wie het netjes doet, houdt precies over wat het kostte en heeft een sluitend dossier. Reken de servicekosten-marge daarom mee in je pandanalyse, niet als opbrengst, maar als de post die het niet is.

Veelgestelde vragen